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【2024年度版】人事異動で総務担当者が準備すべき5つのポイント!

人事異動は春と秋に多く実施されますが、入社や退職のタイミングにてイレギュラーに発生する事も多くあります。異動に伴った引き継ぎ業務等は社内でスケジュールを組み実施されますが、社宅の手配やお引越し手続きは担当部署にお任せということも多いのではないでしょうか。そんな時に、総務担当者が押さえておくべきポイントを解説いたします。



ポイント1. 情報収集は早めに始める

人事異動の内示が発表されたら、現在の住まいの契約を確認し、異動するご本人の希望などヒアリングを始め、転勤先の勤務エリアから近いエリアの物件の相場を確認したりなど情報収集に努めましょう。

不動産仲介会社や引越し業社も春と秋は繁忙期となる為、早めの準備をすることが重要となります。


ポイント2. 転勤先の情報収集をしっかり行う

大枠の情報をヒアリングし、収集できれば詳細な情報収集に移っていきましょう。

転勤者スタッフが住めればいいというものでもなく、新天地で一層のパフォーマンスを発揮してもらえる環境を整えるのもバックオフィス部門の腕の見せ所となります。

転勤先の地域の治安や交通アクセス、商業施設の充実度などを調査し、さらにご家族も一緒に住まわれるスタッフの場合は、帯同家族の希望も考慮し、住環境の良いエリアを探しましょう。

この情報収集は、インターネットなどでは細かく探しきることが難しいため、転勤先の営業所などにヒアリングしリアルな声を聞き集めることも良い方法となります。


ポイント3. 希望する社宅の条件を整理する

情報収集が終われば条件を整理していきましょう。

条件とは

家賃、広さ、間取り、設備など、希望する社宅の条件

②ご家族の人数や駐車場の有無ペットの有無など、世帯が希望する条件

③会社負担と個人自己負担の割合による家賃条件

④単身赴任の場合などの手当

が主となります。条件を整理する中で、ご本人やご家族と妥協できる条件と譲れない条件を明確にしておくと、効率的に社宅を探すことができます。


ポイント4. 信頼できる不動産会社に相談する

ご本人との条件整理も完了すれば、不動産仲介会社に相談しましょう。

不動産仲介会社については提携している会社があれば良いですが、なければ信頼できる会社をピックアップしましょう。

提携している会社のメリットとしては

①社内の人事異動スケジュールや要件を把握している

②過去の実績等から部屋探しが早い

③親身になって相談に応じてくれる

があげられます。不動産仲介は全国のネットワークで繋がっているため、遠方であっても物件情報をピックアップして提案をすることは難しくありません。

ここでの大きなポイントは不動産仲介会社に相談する際に、希望する条件を具体的に伝えましょう。特に妥協できるポイントと譲れない条件を伝えることで物件選びのスピードは格段に上がります。


ポイント5. 社宅の設備や周辺環境を確認する

実際の物件の提案が出てきたあとは、すぐに転勤者本人へ情報を共有しましょう。

さらに物件の見学を希望の際は、本人にも設備や周辺環境をしっかりと確認してもらい、小さな不安でも拾い上げるように努めましょう。

また見学のコツとして、引越し先でも使用する家具家電のサイズを事前に計測しておき、見学物件で手持ちの家具家電が正しく設置可能かどうかなど、具体的なレイアウトイメージを持って見学していく事をおすすめします。

ご家族などがいらっしゃる場合は、騒音や日当たり、買い物施設などを確認も重要な項目に入ってきます。

スケジュールによりますが、ご本人が満足できるまで不動産仲介会社とタッグを組んで取り組んでいきましょう。


その他のポイント

人事異動に伴う社宅探しの費用は、会社が負担することが多くあります。その観点から、経費を節約しようと考え、物件情報をあまり開示せずに進めてしまうことで入居後のトラブルなどに巻き込まれて、再転居という事例もあります。

スケジュールに余裕を持って進め、ご本人が納得して入居する事により、会社でのパフォーマンスも上がっていくことを念頭に入れていきましょう。


アリア株式会社が提携している総務担当者の声

「アリアさんのアドバイス通り転勤先の情報収集をしっかり行い、希望に合う社宅を探すことができました!」

「事前にアリアさんと転勤に伴う手続きやサポートについて、総務部と事前相談できてよかったです」

「社宅の見学時にアリアさんが丁寧に転勤者ご本人に説明してもらえて助かりました」

「アリアさんは周辺環境や学校区まで調べて提案してもらえるので、会社内の工数が減りました」


まとめ

人事異動に伴う社宅探しは、時間と労力がかかります。しかし、早めに準備を始め、情報収集をしっかり行えば、スムーズに希望に合う社宅を見つけることができますので不動産仲介会社をうまく活用して効率よく進めていきましょう。



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